आधुनिक तकनीक के आगमन से पहले संचार इतना आसान हो गया था, पत्र लिखने की कला को एक महत्वपूर्ण आवश्यकता माना जाता था। आज भी एक पत्र कार्यक्षेत्र के साथ-साथ हमारे व्यक्तिगत जीवन दोनों में संचार का एक महत्वपूर्ण साधन है। तो आइए हम पत्र लेखन की बारीकियों से खुद को शिक्षित करें।
पत्र लेखन क्या है
पत्र एक लिखित संदेश है जिसे कागज पर हस्तलिखित या मुद्रित किया जा सकता है। यह आमतौर पर एक लिफाफे में डाक या डाक के माध्यम से प्राप्तकर्ता को भेजा जाता है, हालांकि इसकी आवश्यकता नहीं है। ऐसा कोई भी संदेश जो डाक के माध्यम से स्थानांतरित किया जाता है, एक पत्र है, दो पक्षों के बीच एक लिखित बातचीत।
अब जब ई-मेल ( फायदे और नुकसान ) और पाठ और ऐसे अन्य रूप संचार के आदर्श बन गए हैं, तो पत्र लेखन की कला ने एक बैकसीट ले लिया है। हालाँकि, आज भी हमारा बहुत सारा संचार, विशेष रूप से औपचारिक रूप , पत्रों के माध्यम से किया जाता है।
चाहे वह नौकरी के लिए कवर लेटर हो, या बैंक आपको रिमाइंडर भेज रहा हो या कॉलेज स्वीकृति पत्र, पत्र अभी भी संचार का एक महत्वपूर्ण माध्यम है। इसलिए जरूरी है कि हम पत्र लेखन की पेचीदगियों को जानें।
पत्रों के प्रकार
आइए पहले समझते हैं कि मोटे तौर पर दो प्रकार के पत्र होते हैं, औपचारिक पत्र और अनौपचारिक पत्र। लेकिन फिर उनकी सामग्री, औपचारिकताओं, पत्र लेखन के उद्देश्य आदि के आधार पर कुछ प्रकार के पत्र भी होते हैं। आइए कुछ प्रकार के अक्षरों पर एक नजर डालते हैं ।
औपचारिक पत्र :
ये पत्र एक निश्चित पैटर्न और औपचारिकता का पालन करते हैं। वे सख्ती से पेशेवर प्रकृति के होते हैं, और सीधे संबंधित मुद्दों को संबोधित करते हैं। अधिकारियों को किसी भी प्रकार का व्यावसायिक पत्र या पत्र इस श्रेणी में आता है।
अनौपचारिक पत्र :
ये व्यक्तिगत पत्र हैं। उन्हें किसी निर्धारित पैटर्न का पालन करने या किसी औपचारिकता का पालन करने की आवश्यकता नहीं है। उनमें व्यक्तिगत जानकारी होती है या एक लिखित बातचीत होती है। अनौपचारिक पत्र आम तौर पर दोस्तों, परिचितों, रिश्तेदारों आदि को लिखे जाते हैं।
व्यावसायिक पत्र :
यह पत्र व्यापार संवाददाताओं के बीच लिखा जाता है, इसमें आम तौर पर वाणिज्यिक जानकारी होती है जैसे कोटेशन, आदेश, शिकायतें, दावे, संग्रह के लिए पत्र आदि। ऐसे पत्र हमेशा सख्ती से औपचारिक होते हैं और औपचारिकताओं की संरचना और पैटर्न का पालन करते हैं।
आधिकारिक पत्र :
इस प्रकार का पत्र कार्यालयों, शाखाओं, अधीनस्थों को आधिकारिक सूचना के बारे में सूचित करने के लिए लिखा जाता है। यह आमतौर पर आधिकारिक जानकारी जैसे नियमों, विनियमों, प्रक्रियाओं, घटनाओं, या ऐसी कोई अन्य जानकारी को रिले करता है। आधिकारिक पत्र भी प्रकृति में औपचारिक होते हैं और कुछ संरचना और मर्यादा का पालन करते हैं।
सामाजिक पत्र :
किसी विशेष अवसर पर लिखे गए व्यक्तिगत पत्र को सामाजिक पत्र कहते हैं। बधाई पत्र, शोक पत्र, निमंत्रण पत्र आदि सभी सामाजिक पत्र हैं।
परिपत्र पत्र :
एक पत्र जो बड़ी संख्या में लोगों को सूचना की घोषणा करता है वह एक परिपत्र पत्र है। एक ही पत्र लोगों के एक बड़े समूह को कुछ महत्वपूर्ण सूचनाओं जैसे पते में परिवर्तन, प्रबंधन में परिवर्तन, एक साथी की सेवानिवृत्ति आदि के पत्राचार के लिए परिचालित किया जाता है।
रोजगार पत्र : रोजगार प्रक्रिया के संबंध में कोई भी पत्र, जैसे कार्यग्रहण पत्र, पदोन्नति पत्र, आवेदन पत्र आदि।
पत्र लेखन की युक्तियाँ
अब जब हमने अक्षरों के माध्यम से संचार करने की मूल बातें और अक्षरों के प्रकार भी सीख लिए हैं, तो आइए हम वास्तविक पत्र लेखन के लिए कुछ युक्तियों पर ध्यान दें।
1.पत्र के प्रकार की पहचान करें
यह स्पष्ट रूप से पत्र लेखन प्रक्रिया का पहला चरण है। आपको यह पहचानने में सक्षम होना चाहिए कि आप किस प्रकार का पत्र लिख रहे हैं। यह उस व्यक्ति द्वारा निर्धारित किया जाएगा जिसे पत्र को संबोधित किया गया है और वह जानकारी जिसे पत्र के माध्यम से अवगत कराया जाएगा। मान लीजिए कि आप अपने कॉलेज के प्रिंसिपल को छुट्टी मांगने के लिए लिख रहे थे, यह एक औपचारिक पत्र होगा ( नमूनों के साथ औपचारिक पत्रों के प्रकार )। लेकिन मान लीजिए कि आप लंबे समय के बाद अपने पुराने कॉलेज के प्रोफेसर को लिख रहे थे। तब यह एक व्यक्तिगत ( अनौपचारिक ) पत्र होगा।
2.सुनिश्चित करें कि आपने पत्र को सही ढंग से खोला और बंद किया है
एक पत्र को सही तरीके से खोलना अत्यंत महत्वपूर्ण है। औपचारिक पत्र एक विशेष संरचना और अभिवादन के साथ खुलते हैं जो औपचारिक प्रकृति का होता है। अनौपचारिक पत्रों को व्यक्ति के नाम या लेखक की इच्छा के अनुसार किसी भी अनौपचारिक अभिवादन को संबोधित किया जा सकता है।
पत्र को बंद करते समय भी इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि किस प्रकार का पत्र लिखा जा रहा है। औपचारिक पत्र सम्मानपूर्वक और अवैयक्तिक रूप से समाप्त होते हैं, जबकि अनौपचारिक पत्र अधिक व्यक्तिगत स्पर्श के साथ समाप्त हो सकते हैं।
3.पत्र का मुख्य उद्देश्य स्थापित करें
एक बार जब आप लिखना शुरू कर दें, तो जितनी जल्दी हो सके मुद्दे पर पहुंचना सुनिश्चित करें। विशेष रूप से औपचारिक पत्रों में पत्र के उद्देश्य को तुरंत स्पष्ट करना महत्वपूर्ण है।
4.भाषा से सावधान रहें
एक पत्र को हमेशा विनम्र और विचारशील होना चाहिए। चाहे वह शिकायत पत्र ही क्यों न हो, बिंदु को सावधानीपूर्वक और विनम्र तरीके से बनाया जाना चाहिए। अतः सभी प्रकार के पत्रों में विनम्र भाव और नागरिक भाषा का प्रयोग आवश्यक है।
5.पत्र की लंबाई
और दूसरा महत्वपूर्ण कारक जिस पर आपको विचार करना है वह है आपके द्वारा लिखे जा रहे पत्र की लंबाई। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि औपचारिक पत्र आम तौर पर बिंदु तक, सटीक और संक्षिप्त होते हैं। लम्बे औपचारिक पत्रों का पाठक पर वांछित प्रभाव नहीं पड़ता है। एक अनौपचारिक पत्र की लंबाई पत्र में संदेश और प्राप्तकर्ता के संबंध से निर्धारित होती है।